Wie man QR-Codes am Arbeitsplatz einsetzt

QR-Codes am Arbeitsplatz ermöglichen die Umwandlung analoger Informationen in ein digitales Format und die Digitalisierung von Arbeitsprozessen. Der Zugang zu Daten in digitaler Form erfolgt durch das Scannen eines QR-Codes mit einem Smartphone. Von der kontaktlosen Registrierung von Besuchern bis zur Digitalisierung von Dokumenten – all dies ist dank QR-Codes möglich. Der Verzicht auf Papier ist einer der Vorschläge, die von Umweltschützern zur Reduzierung des Papierverbrauchs und -abfalls aktiv unterstützt werden. Da es zahlreiche Möglichkeiten zur Implementierung papierloser Technologien gibt, kann die Verwendung von QR-Codes eine der einfachsten Lösungen sein. Angesichts ihrer weiten Verbreitung unter neuen Arbeitsbedingungen gibt es hier einige Vorschläge, die Sie an Ihrem Arbeitsplatz umsetzen können.

Wie man QR-Codes im Büro verwendet

Da QR-Codes häufig für die Kontaktverfolgung, das Scannen digitaler Menüs und für Zahlungen verwendet werden, nimmt ihre Nutzung zu. Mit dem erweiterten Verständnis der Möglichkeiten von QR-Codes gibt es hier fünf hervorragende Wege, ihre Nutzung in Ihrer Arbeitsumgebung zu integrieren.

Kontaktlose Registrierung und Meeting-Organisation

Die kontaktlose Registrierung und das Buchen von Terminen sind effektive Methoden zur Lösung potenzieller Probleme wie überfüllte Warteschlangen bei der Registrierung und beim Verlassen. Durch den Übergang zu kontaktloser Kommunikation können Sie QR-Codes nutzen, um das Ausfüllen von Formularen über Smartphones durch Scannen zu erleichtern. Dies vermeidet lange Warteschlangen und erleichtert den Besuchsprozess für Gäste sowie die Arbeitsabläufe für Mitarbeiter. Für die Planung von Meetings können Sie Besuchern ermöglichen, sich durch das Scannen des Codes und das Eingeben der erforderlichen Informationen zu registrieren.

Besuchertracking mit QR-Code

Als die Verwendung biometrischer Anwesenheitssysteme aufgrund des Risikos einer Virusübertragung während der COVID-19-Pandemie unerwünscht wurde, entstand eine Alternative in Form der Verwendung von Google Forms QR-Codes für die Anwesenheitskontrolle. Mitarbeiter können den Code scannen und ein Online-Formular zu ihrer Anwesenheit ausfüllen.

Datei- und Notizenaustausch

Ein papierloser Arbeitsplatz bedeutet den Verzicht auf Papier; QR-Codes eignen sich ideal zur Speicherung und zum Austausch von elektronischen Dateien und Notizen. Hierfür kann eine spezielle Anschlagtafel verwendet werden, auf der QR-Codes mit Notizen angebracht sind, sodass Sie und Ihre Kollegen sie leicht scannen können. Fügen Sie einfach Ihre Datei in einen QR-Code ein und platzieren Sie sie auf der Tafel. So können Mitarbeiter die Informationen direkt auf ihre Smartphones herunterladen, indem sie den QR-Code scannen.

Videoanleitungen für Arbeitsprozesse

Mit den neuen Arbeitsrichtlinien, die von Ihrer Gesundheitsbehörde festgelegt wurden, wird sich Ihr Arbeitsprozess ändern. Aufgrund dieser Änderungen werden verschiedene Arbeitsdemonstrationen an Ihrem Arbeitsplatz durchgeführt. Da Live-Präsentationen für den Präsentierenden Herausforderungen darstellen können, kann die Aufnahme auf Video eine ausgezeichnete Lösung sein. Integrieren Sie die Datei in einen QR-Code, damit Ihre Mitarbeiter den Code scannen und Videopräsentationen auf ihren Smartphones ansehen können, ohne sich in Gruppen zu versammeln.

Speicherung digitaler Karten

Sie können QR-Codes verwenden, um digitale Karten Ihres Gebäudes zu speichern und Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, den Code zu scannen, um die Karte auf ihre Smartphones herunterzuladen. So haben Ihre Mitarbeiter immer eine Kopie der Gebäudekarte auf ihren Geräten und sind auf Notfälle vorbereitet.

Digitalisierung von Arbeitsausweisen

Sie können traditionelle Papierausweise in ein digitales Format umwandeln, indem Sie einen QR-Code vCard erstellen. Eine Visitenkarte mit QR-Code kann Ihre Kontaktdaten enthalten, und Sie können mehr Informationen als auf einer herkömmlichen Karte aufgrund des begrenzten Platzes einfügen. Beim Scannen eines solchen QR-Codes können Mitarbeiter Ihre Kontaktdaten direkt auf ihre Geräte speichern. Sie können auch massenhaft vCard QR-Codes für alle Ihre Mitarbeiter erstellen, um so eine Reihe von elektronischen Visitenkarten mit QR-Codes zu schaffen.

Die Vorteile der Verwendung von QR-Codes am Arbeitsplatz umfassen niedrige Installationskosten, da QR-Codes keine teuren Werkzeuge für die Implementierung benötigen und schnell eingeführt werden können. Sie steigern die Effizienz am Arbeitsplatz, indem sie Aufgaben und Prozesse automatisieren, und bieten Sicherheit, da QR-Codes bei der Aktivierung eine Passwortfunktion nutzen können. Darüber hinaus erleichtert die Benutzerfreundlichkeit der QR-Codes deren Implementierung in einer Büroumgebung, ohne dass zusätzliches Training für die Mitarbeiter erforderlich ist.