Comment utiliser les codes QR sur le lieu de travail

Les codes QR sur le lieu de travail permettent de numériser des informations analogiques et de digitaliser les processus de travail. L'accès aux données sous forme numérique est réalisé en scannant un code QR avec un smartphone. De l'enregistrement des visiteurs sans contact à la numérisation des documents, tout cela est possible grâce aux codes QR. L'abandon de l'utilisation du papier est l'une des solutions activement soutenues par les défenseurs de l'environnement pour réduire la consommation et les pertes de papier. Étant donné qu'il existe de nombreuses façons de mettre en œuvre des technologies sans papier, l'utilisation des codes QR peut être l'une des solutions les plus simples. Compte tenu de leur large diffusion dans les nouvelles conditions de travail, voici quelques propositions que vous pouvez mettre en œuvre sur votre lieu de travail.

Comment utiliser les codes QR au bureau

Étant donné que les codes QR sont souvent utilisés pour le suivi des contacts, le scan de menus numériques et le traitement des paiements, leur utilisation est en augmentation. Avec une compréhension élargie des capacités des codes QR, voici cinq excellentes manières d'intégrer leur utilisation dans votre environnement de travail.

Enregistrement et organisation de réunions sans contact

L'enregistrement sans contact et la programmation de rendez-vous sont des méthodes efficaces pour résoudre des problèmes potentiels tels que les files d'attente surchargées lors des enregistrements et des sorties. En passant à une communication sans contact, vous pouvez utiliser les codes QR pour remplir facilement les formulaires via les smartphones en les scannant. Cela permet d'éviter les longues files d'attente et de faciliter le processus de visite pour les invités et le flux de travail pour les employés. Pour planifier des réunions, vous pouvez permettre aux visiteurs de s'inscrire en scannant un code et en saisissant les informations nécessaires.

Suivi de présence avec un code QR

Lorsque l'utilisation de systèmes de présence biométriques est devenue indésirable en raison du risque de transmission de virus pendant la pandémie de COVID-19, une alternative a émergé sous la forme de l'utilisation de codes QR Google Forms pour le suivi de présence. Les employés peuvent scanner le code et remplir un formulaire en ligne pour enregistrer leur présence.

Partage de fichiers et de notes

Un lieu de travail sans papier implique l'élimination de l'utilisation du papier ; les codes QR sont parfaitement adaptés pour stocker et partager des fichiers électroniques et des notes. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un tableau d'affichage spécial où les codes QR contenant des notes sont affichés, permettant à vous et à vos collègues de les scanner facilement. Insérez simplement votre fichier dans un code QR et placez-le sur le tableau. Ainsi, les employés peuvent télécharger les informations directement sur leurs smartphones en scannant le code QR.

Instructions vidéo pour les processus de travail

Avec les nouvelles réglementations de travail établies par votre institution de santé publique, vos processus de travail changeront. En raison de ces changements, diverses démonstrations de travail sont effectuées sur votre lieu de travail. Étant donné que les présentations en direct peuvent présenter des défis pour le présentateur, leur enregistrement sur vidéo peut être une excellente solution. Intégrez le fichier dans un code QR, permettant à vos employés de scanner le code et de regarder les présentations vidéo sur leurs smartphones sans se regrouper.

Stockage de cartes numériques

Vous pouvez utiliser les codes QR pour stocker des cartes numériques de votre bâtiment et permettre à vos employés de scanner le code pour télécharger la carte sur leurs smartphones. De cette manière, vos employés auront toujours une copie de la carte du bâtiment sur leurs appareils et seront prêts pour toute urgence.

Numérisation des badges de travail

Vous pouvez convertir les badges de travail en papier en format numérique en créant un code QR vCard. Un badge avec un code QR peut contenir vos coordonnées, et vous pouvez inclure plus d'informations que sur un badge conventionnel en raison de l'espace limité. Lorsque ce code QR est scanné, les employés peuvent enregistrer vos informations de contact directement sur leurs appareils. Vous pouvez également créer des codes QR vCard en masse pour tous vos employés, créant ainsi un ensemble de cartes de visite électroniques avec des codes QR.

Les avantages de l'utilisation des codes QR sur le lieu de travail incluent des coûts d'installation faibles, car les codes QR ne nécessitent pas d'outils coûteux pour leur mise en œuvre et peuvent être rapidement introduits. Ils améliorent l'efficacité du lieu de travail en automatisant les tâches et les processus et assurent la sécurité, car les codes QR peuvent utiliser une fonction de mot de passe lorsqu'ils sont activés. De plus, la facilité d'utilisation des codes QR les rend facilement implémentables dans un environnement de bureau, ne nécessitant aucune formation supplémentaire pour les employés.